快速降低IT成本的10种方法

组织可能需要削减IT成本得以生存，这其中有许多原因，例如自然灾害、恐怖袭击、经济衰退、市场竞争，以及突如其来的疫情。

调研机构Gartner公司高级分析师Chris Ganly在该公司举办的一次IT/Xpo®2020虚拟研讨会上的演讲中说：“今年发生的新冠病毒疫情改变了人们的消费方式，航空公司、邮轮和电影院等许多行业组织别无选择，只能削减成本。”

困难时期需要迅速采取行动

Ganly说：“当面临快速降低IT成本的挑战时，首席信息官需要以影响最小的方式为组织的长期运营削减成本。”

Gartner公司建议采用结构化和程序化的方法来优化成本。研究表明，在艰难时期继续进行战略投资的组织更有可能成为领导者，但是有时在困难时期需要立即采取行动。

削减或停止已经花费或发生的项目或服务的价值有限。如果削减那些已经投入或准备好交付的无法重启的业务，将在组织准备加快发展业务时可能会受到伤害。

快速降低IT成本的10条规则

组织需要牢记以下10条规则，以评估降低IT成本的选项。

(1) 减少产生影响的项目

消除、减少或暂停将在数周或数月产生影响的项目。例如，按“即付即付”的方式在每月或每季度支付。

(2) 减少但不要冻结支付成本

组织需要关注真正能够减少或消除的成本，而不仅仅是在当前期间冻结支付的成本。

(3) 现金为王

组织指定对损益表有实际现金影响的项目，而不是折旧或摊销等非现金项目。例如，与减少本地软件许可证或诸如硬件之类的自有资产相比，节省云计算服务成本会带来更多的现金影响。出售和回租资产也可以节省大量现金。

(4) 减少消减成本的实施次数

大多数组织在消减成本时并不到位，这意味着他们经常需要重新消减成本。这造成不确定性、更多努力和生产力损失等非生产性循环。这对于裁员和消减成本尤为重要。

(5) 仔细检查帐户

组织需要与财务伙伴合作，以获得费用详细信息的完整视图，如费用账户和关键资产负债表账户，包括应计费用和预付款项目。使用这个视图可以确定将立即产生影响的特定现金减少额。

(6) 确定未支出和未承诺的付款

除非可以收回付款(或承诺)或退还预付款，否则直接的影响将是未使用或未承诺的付款。评估重新谈判和终止条款的合同。

(7) 确定IT支出范围

在通常情况下，运营支出最容易受到影响，但也可以减少资本支出。Gartner公司发布的 IT支出关键指标调查表明，组织IT预算的25%用于资本支出，因此确保考虑将IT支出的全部范围用于快速削减IT成本。

(8) 沉没成本无关紧要

在节约成本方面，通常会认为“沉没成本无关”，也就是说未来的支出不涉及过去支出或“沉没成本”。从快速削减IT成本的角度来看，这是正确的。

(9) 处理可自由支配和不可自由支配的支出

诸如新项目、附加功能或服务等自由支配支出通常似乎更容易削减。但是，可以通过减少使用或服务水平来削减诸如IT基础设施和运营等非自由支配的“经营业务”支出。

(10) 处理可变成本和固定成本

固定成本是指无论活动或数量多少均保持不变的支出，例如办公室租金、订阅费用和工资。对于固定成本来说，着重于消除。可变成本随着活动或数量而变化，例如通信费用支出、承包商和消耗品。对于可变成本，应该同时采用减少和消除措施。

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