随着世界各地的组织都在调整以适应在家办公,主管们想知道他们该如何管理自己的团队。最终目标是尽快实现最高工作效率,但如果没有计划,这是不可能实现的。我的团队已经完全处于远程办公方式超过15年了。我将在下面分享一些我们的经验,但在此之前,我想请你先审视一下自己的组织,然后针对自己的领导团队来提出这样一个问题:谁是你们远程办公方面的专家?在这种新的工作环境下,工作最高效的团队的主管是谁?
我之所以首先要问这个问题,是因为我与你分享的所有经验都必须根据你的组织文化、规模、现有技术、安全要求等来调整。为什么不从组织内部开始寻找专业技能呢?你可以通过寻找高效团队所具备的一些迹象来找到这位主管,比如具有明确的工作角色、可交付的工作成果、绩效指标、工作量以及他们能够既完成自己的工作还能帮助他人。他们可能会通过网络会议定期进行交流(因为周围没有“饮水机”),可能会分享最佳实践,以及互相帮助解决每天出现的新难题。他们还可能知道,如果一个或多个人生病,而且一段时间内无法工作,谁可以来担任这一工作。
当找到这个人后,你可以让他或她来讲解,管理一支高效虚拟团队实际上需要做哪些工作。然后,你可以让他将这方面的知识传授给需要帮助的主管。就像很多专家一样,远程办公方面的专家可能是本能地完成这项工作,你可能需要提示他来讲解其中的秘诀。
我与我们的远程办公专家特蕾莎·卡娜迪(Teresa Canady)进行了交流,以了解她如何使其虚拟团队高效工作。以下是这次交谈所听到的一个“任务和技能”列表。
请注意,每个短语都以一个行为动词开头,这样你就可以告诉其他主管要“去做”某个项目。而且,每个任务都可以一次性解释清楚。如果你已经为这些项目制定了标准,则可以在每个项目后面附加一个链接。如果没有制定标准,你可以通过让你的“专家”讲述他/她为使每个项目高效运行做了哪些工作,从而有助于将相关知识传授出去。他们只需回答以下问题,就可以为每个问题写一个简短的文档(500字):
可将此内容发给组织内的所有主管,以供他们遵循。此内容也可以分享给一线的所有人员,以便他们可以帮助其主管提升整个团队的效率。
随着你在居家办公环境中不断提高敏捷性和工作效率,你就可以编辑工作任务列表,可以改进每个任务中的问题答案,从而不断提高团队协作能力和士气。我可以凭丰富的个人经验告诉你,如果你创建一些支持远程办公的系统,那么你可以在世界任何地方使远程办公成功高效地运行。
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