面对疫情 企业沟通优秀做法

我通常会写如何战略性利用数据和技术，以影响员工在工作场所的健康、财富和职业发展。但是，现在我想要探讨某些企业重新开放工作场所时遇到的问题：当有些员工在家工作，其他员工在办公室，还有些员工在工厂和仓库时，我们如何保持沟通?

疫情改变了我们的沟通方式

勇敢地回到办公室的人们，发现根本没有人在饮水机旁聊天。实际上，甚至可能没有饮水机。而那些在家里辛苦劳作的员工可能已经没时间与宠物玩耍;工厂车间的员工可能要在车内度过午餐时间。尽管性格内向的人可能没有太多感觉，但是可以说，现在我们面对面交流的需求几乎无法满足。

我们进入了全新的世界，我们的孩子在同一房间，却开始互相发短信。当我们进行Zoom视频会议时，我们会使用聊天功能。如果不是的话，我们可能使用短信。我们不接电话。我们不聚集吃午饭。我们不在休息室里闲逛。相反，我们与手持设备保持实时连接。

在保持社交距离的同时保持团队生产效率

作为企业雇主，我们需要确保我们提供了最佳工具以进行有效交流，并提供指导让员工学习如何使用这些工具。

为了提高办公室的工作效率，我们应该鼓励使用“同步项目协作工具”，例如Microsoft Teams、Confluence、Google Docs等，以确保项目中的每个人都使用相同版本的文档，并且可以同时跟踪实时更新。等待通过电子邮件或手动发送新版本的日子已经一去不复返。

当然，并非所有内容都应确保可让所有人进行编辑。实时协作的最佳用例通常包括：仪表板–每个人都应在该仪表板上查看相同的数据;内容文档–由团队集体讨论丰富内容;以及项目计划–需要多个同时输入。当从个人到知识渊博的人之间有明确的接力时，“异步”协作在项目中最有效。

避免始终在线疲劳

对于连接性，Zoom、WebEx、GoToMeeting、Skype等类似工具要求我们所有人保持在线，至少你需要露脸。当无法进行面对面的交流，这些工具带来着最接近面对面沟通的体验–直到全息图出现为止。但是，始终保持在线可能会增加负担。我们错过了非语言线索，无法准确理解对方。我们似乎仍然无法弄清楚如何消除静音，并且，通话质量可能很糟糕–取决于我们的家庭Wi-Fi和硬件设置。而且，还有很多其他让人分心的事情，例如爬上键盘的猫、孩子们偷偷溜进房间以及送货员在门口。

最佳做法应该是谨慎使用这些连接工具。人们已经开始感到疲劳。在疫情期间，最开始连接工具受到人们的追捧，而现在已经成为过度使用的工具。在小组会议中，开启摄像头会让我们感觉像是团队的一部分，一对一的视频会议可以打破人与人之间的物理距离。但是，每次交流都需要召开视频会议，这可能会让人不知所措：看着自己，看着屏幕上的10个人，大家都开始感觉疲惫。

其他更好的工作方式

对于企业沟通，虚拟展览会、枢纽门户甚至老式电子邮件都可以最大程度地减少始终在线的疲劳。有时候，在会议期间允许关闭视频也会有所帮助。

当高级管理人员与高管交谈或向董事会提交季度业绩时，他们需要保持专业形象。我们看到越来越多的人使用直播水准的家庭办公室工作室，包括高清晰度摄像头和专业照明。同样，当HR向全员更新信息时，最好通过移动应用程序或其他在线平台提供，以便人们(包括员工的家人)可以从任何地方访问。而对于工厂车间的员工，以前的“吸烟休息”现在变成了“玩手机休息”，将消息推送到他们的手机可能是最佳做法。

尽管我们可能处于“新常态”，但基本的交流最佳做法仍然有效。最好的交流方式是最容易让目标受众接受的方式。我们必须继续利用最合适的工具来进行自上而下和同级间的交流。位置不再重要，重要的是不断寻找更好的工作方式。

【责任编辑：赵宁宁 TEL：（010）68476606】
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